WhatsApp chatbot kurulumu: mesajlara gece gündüz cevap

WhatsApp chatbot paketinde neler var

Bu hizmet, işletmenizin WhatsApp numarasına bağlanan ve gelen mesajları sizin belirlediğiniz kurallarla karşılayan bir sistemin kurulumudur. Telefonu elinde tutan bir çalışanın yerine geçmez; onun yükünü alır. Basit soruları chatbot cevaplar, ilgilenilmesi gereken mesajlar ekibinizin önüne düzenli şekilde gelir.

Kurulum şu parçalardan oluşur:

• Resmi altyapı: WhatsApp Business Platform (API) hesabının açılması, numaranın bağlanması ve Meta işletme doğrulamasının tamamlanması.
• Karşılama akışı: Mesaj atan kişiyi selamlayan, ne istediğini anlayan ve doğru konuya yönlendiren ilk adım.
• Sık sorulan sorular: Çalışma saatleri, adres, fiyat bilgisi, kargo ya da randevu koşulları gibi tekrar eden soruların cevapları.
• Talep toplama: Sipariş, randevu ya da teklif isteyen kişiden gerekli bilgilerin adım adım alınması.
• Ekibe devir: Chatbot'un çözemediği ya da sizin özellikle istediğiniz konuşmaların bir çalışana aktarılması.
• Şablon mesajlar: Randevu hatırlatması, sipariş durumu gibi sizin başlattığınız mesajlar için Meta onaylı şablonların hazırlanması.

Chatbot yapay zeka destekli de kurulabilir, tamamen kurallı akışlarla da. Hangisinin size uyduğuna mesajlarınızın çeşitliliğine bakarak birlikte karar veriyoruz.

Kurulumda ayrıca hangi konuşmanın hangi etiketle kaydedileceğini de belirliyoruz. Böylece ay sonunda kaç kişinin fiyat sorduğunu, kaç kişinin randevu aldığını ve kaç mesajın çalışana devredildiğini görebilirsiniz. Bu bilgi, hangi soruların sitenizde ya da tanıtım materyallerinizde daha açık anlatılması gerektiğini de gösterir.

WhatsApp Business uygulaması mı, resmi API mi?

Bu, en sık karıştırılan konu. Telefonunuza indirdiğiniz ücretsiz WhatsApp Business uygulaması, otomatik karşılama ve kısa hazır cevaplar gibi temel özellikler sunar. Tek bir telefon ya da sınırlı sayıda cihazla çalışır ve gerçek bir chatbot ya da başka sistemlerle bağlantı kurmaya izin vermez.

WhatsApp Business Platform ise işletmelerin yazılım üzerinden mesaj alıp göndermesini sağlayan resmi arayüzdür. Chatbot, CRM bağlantısı, birden fazla çalışanın aynı numarayı kullanması ve şablon mesaj gönderimi bu altyapıyla mümkün olur.

Karşılaştırırsak:

• Uygulama: Ücretsizdir, hemen kullanılır; ama otomasyon kapasitesi karşılama mesajı ve hazır cevaplarla sınırlıdır.
• Resmi API + chatbot: Kurulum ve işletme doğrulaması gerekir, Meta'nın mesaj ücretleri vardır; karşılığında gerçek otomasyon, raporlama ve sistem bağlantısı alırsınız.
• Yapay zeka destekli chatbot: API üzerine kurulur, serbest yazılmış mesajları anlar. Ürün ya da hizmet sayısı fazla olan işletmelerde fark yaratır.

Günde birkaç mesaj alan bir işletme için uygulama yeterli olabilir. Bunu ön görüşmede açıkça söylüyoruz; ihtiyacınız olmayan bir kurulumu önermeyiz.

Bir başka seçenek de WhatsApp Business uygulamasını şimdilik kullanmaya devam edip mesajlarınızın türünü birkaç hafta not etmektir. Hangi soruların tekrar ettiğini gördükten sonra chatbot kurulumu çok daha net ve ekonomik planlanır. Ön görüşmede bu not tutma işini nasıl yapacağınızı da anlatıyoruz.

Fiyatı belirleyen kalemler

WhatsApp chatbot kurulumu 15.000 TL'den başlar (KDV hariç). Teklifi hazırlarken şu sorulara bakıyoruz:

• Akış sayısı: Yalnızca sık sorular mı, yoksa randevu, sipariş ve teklif akışları da mı kurulacak?
• Yapay zeka ihtiyacı: Kurallı akışlar mı yeterli, yoksa serbest mesajları anlayan bir model mi gerekiyor?
• Bağlantılar: Randevu takvimi, sipariş sistemi, CRM ya da tablo bağlantısı isteniyor mu?
• Çalışan sayısı: Aynı numarayı kaç kişinin kullanacağı ve devirlerin nasıl dağıtılacağı.
• Şablon mesajlar: Hatırlatma, kampanya ya da bilgilendirme şablonlarının sayısı.

Bunlara ek olarak Meta, işletmelere konuşma ve şablon mesaj başına ücret uygular. Bu ücret doğrudan Meta'ya ya da kullandığınız iş ortağı platformuna ödenir, bizim kurulum fiyatımıza dahil değildir. Mesaj hacminize göre yaklaşık aylık maliyeti teklifte ayrıca gösteriyoruz.

Bir yapay zeka modeli kullanılıyorsa onun kullanım ücreti de ayrı satırda yazılır. Böylece kurulum ile süren aylık giderler birbirine karışmaz.

Kurulum sonrasında yeni bir akış ya da yeni bir şablon eklemek isterseniz, bunu ayrı ve küçük bir iş olarak fiyatlandırıyoruz. Baştan her şeyi kurmak zorunda değilsiniz; en çok mesaj alan konuyla başlayıp ihtiyaç doğdukça büyütmek çoğu işletme için daha mantıklı oluyor.

Türkiye'de WhatsApp ile çalışırken bilmeniz gerekenler

Müşterinizin size yazdığı mesaja belirli bir süre içinde serbestçe cevap verebilirsiniz. Bu süre geçtikten sonra ya da konuşmayı siz başlatıyorsanız yalnızca Meta'nın onayladığı şablon mesajları gönderebilirsiniz. Chatbot'u bu kurala uygun kuruyor, hatırlatma gibi mesajlar için şablonları önceden onaya gönderiyoruz.

Kampanya ve tanıtım içerikli mesajlar Türkiye'de ticari elektronik ileti sayılır. Bu tür mesajları göndermeden önce alıcının iznini almış ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) kurallarına uymuş olmanız gerekir. Chatbot'un konuşma içinde izin istemesini ve izni kayda geçirmesini sağlayabiliriz.

WhatsApp'tan gelen mesajlarda ad, telefon ve bazen adres gibi kişisel veriler bulunur. KVKK gereği bu verilerin hangi amaçla işlendiğini müşterinize bildirmeniz gerekir. Karşılama mesajına aydınlatma metninizin bağlantısını eklemeyi öneriyoruz.

Son olarak, resmi API'ye geçen bir numara artık telefondaki normal WhatsApp uygulamasında kullanılamaz. Mevcut numaranızı mı taşıyacağınıza, yoksa yeni bir numara mı açacağınıza kurulumdan önce birlikte karar veriyoruz.

Bir de profil bilgileri var. Resmi hesapta işletme adınız, açıklamanız, adresiniz ve çalışma saatleriniz müşteriye görünür. Bu bilgilerin Google İşletme Profiliniz ve web sitenizle aynı olması güven verir; kurulumda hepsini aynı dile getiriyoruz.

Garanti ve ilk haftalarda sizi neler bekliyor

Kurulum sonrası 1 ay ücretsiz destek veriyoruz. Bu sürede akışlarda çıkan aksaklıklar, yanlış yönlendirmeler ve eklemek istediğiniz yeni cevaplar ücret alınmadan düzenlenir.

İlk günlerde müşterilerinizin chatbot'a sizin beklemediğiniz şekillerde yazdığını göreceksiniz. Bu normal ve beklenen bir durum. Gelen konuşmaları birlikte inceliyor, en sık takılan noktaları akışa ekliyoruz. Meta işletme doğrulaması ve şablon onayları birkaç gün sürebilir; bu süreyi takvime baştan koyuyoruz.

Sizden beklediğimiz: Meta işletme hesabınıza erişim, şirket bilgileriniz, sık sorulan sorularınızın listesi ve devirleri karşılayacak kişinin belirlenmesi.

Destek süresinde chatbot'un konuşmalarını sizinle birlikte okuyup her hafta kısa bir düzeltme listesi çıkarıyoruz. Listeyi uyguladıktan sonra neyin değiştiğini size yazılı olarak bildiriyoruz. Ay sonunda chatbot'unuz ilk güne göre çok daha az devir yapan, müşterilerinizin diline alışmış bir hale gelir.

Yayından sonra chatbot'unuzun bakımı

Fiyatlar, çalışma saatleri ya da kampanyalar değiştiğinde chatbot'un cevaplarının da güncellenmesi gerekir. Kurallı akışlarda bunu nasıl yapacağınızı teslimde gösteriyoruz; yapay zeka destekli kurulumlarda bilgi kaynağını güncellemeniz yeterli olur.

Haftada bir, devredilen konuşmalara bakmanızı öneriyoruz. Aynı soru sürekli çalışana düşüyorsa, o cevabı chatbot'a eklemek ekibinizin zamanını geri kazandırır.

WhatsApp kanalını web sitesindeki sohbet kutusuyla aynı bilgi kaynağından beslemek isterseniz yapay zeka chatbot kurulumunu buna ekleyebiliriz. Gelen talepleri satış sürecine bağlamak için de satış otomasyonu sayfamıza göz atabilirsiniz.

Mesai saatleriniz değiştiğinde, bayram ve resmi tatillerde chatbot'un vereceği cevabı da güncellemeyi unutmayın. Tatil günü gelen mesaja "yarın sabah dönüş yapacağız" demek, müşteriye haftalarca yanlış bilgi vermekten iyidir. Bu tür dönemsel mesajları önceden hazırlayıp tarihine göre otomatik devreye girecek şekilde de kurabiliriz.

Son olarak, şablon mesajlarınızın onaylı halini bir yerde saklayın. Yeni bir kampanya ya da hatırlatma gerektiğinde mevcut şablonu düzenlemek çoğu zaman yenisini onaya göndermekten daha hızlıdır. Hangi şablonun ne için kullanıldığını teslim belgesinde listeliyoruz.