Satış otomasyonu: lead, teklif ve takip tek akışta

Satış otomasyonu kurulumunda neler var

Satış kaybı çoğu zaman kötü bir teklif yüzünden değil, unutulan bir dönüş yüzünden olur. Formdan gelen bir talep e-posta kutusunda kaybolur, verilen teklif takip edilmez, müşteri başka bir firmayla anlaşır. Satış otomasyonu bu boşlukları kapatır: her talep bir kayda dönüşür, her kaydın bir sonraki adımı ve tarihi olur.

Kurulum üç bölümden oluşur:

• Lead toplama ve yönetimi: Web sitesi formu, WhatsApp, e-posta, telefon notu ve reklam formlarından gelen talepler tek bir listede toplanır. Her talebin kaynağı, ilgilendiği hizmet ve sorumlu satışçı kaydedilir.
• Teklif hazırlama: Müşteri bilgisi ve seçilen hizmetler üzerinden teklif belgesi şablonunuzla otomatik oluşturulur. Satışçı yalnızca kontrol edip gönderir.
• Takip ve hatırlatma: Teklif gönderildikten sonra belirlediğiniz günlerde satışçıya hatırlatma düşer ya da müşteriye kibar bir takip e-postası gider.
• Durum takibi: Her fırsatın hangi aşamada olduğu (yeni, görüşüldü, teklif verildi, kazanıldı, kaybedildi) tek ekranda görünür.
• Bildirimler: Yeni bir lead geldiğinde ilgili kişiye anında haber gider; uzun süre dokunulmayan fırsatlar için uyarı oluşur.

Yapay zeka bu akışta özellikle iki yerde işe yarar: serbest yazılmış bir talep mesajından ad, ihtiyaç ve bütçe gibi bilgileri çıkarmak ve teklif e-postasının ilk taslağını hazırlamak. Satışçı taslağı okur, gerekirse düzeltir ve gönderir.

Kurulum sonunda elinizde bir satış hattı (pipeline) olur. Bu hat, hangi aşamada kaç fırsatın beklediğini ve hangi satışçının üzerinde ne kadar iş olduğunu gösterir. Yönetici olarak haftalık satış toplantısını bu ekrana bakarak, tek tek sormadan yapabilirsiniz.

CRM programı mı, tablo mu, yoksa ikisinin arası mı?

Satış otomasyonunun kalbinde müşteri kayıtlarının tutulduğu yer vardır. Bunun için üç yaygın seçenek var ve her biri farklı büyüklükteki ekiplere uyar.

Paylaşılan tablo. Bir veya iki kişilik satış ekipleri için çoğu zaman yeterlidir. Ücretsizdir, herkes kullanmayı bilir. Otomasyon tabloya yazar, hatırlatmaları e-posta ya da WhatsApp ile gönderir. Sınırı, kayıt sayısı arttıkça düzenin bozulmasıdır.

Hazır CRM programı. Satış aşamaları, görevler, teklif şablonları ve raporlar hazır gelir. Ekip büyüdükçe en düzenli çözümdür. Kullanıcı başına aylık ücreti vardır ve ekibin programa alışması zaman alır.

Mevcut programınıza ekleme. Muhasebe ya da sektör programınızda müşteri kartları zaten varsa, satış adımlarını o programın etrafına kurmak en az değişikliği gerektirir.

Hangisini seçeceğinize satış ekibinizin büyüklüğüne, aylık lead sayısına ve hâlihazırda kullandığınız programlara bakarak ön görüşmede birlikte karar veriyoruz. CRM'in ne olduğunu ve ne zaman gerektiğini CRM nedir yazımızda ayrıntılı anlattık.

Önemli olan, hangi seçeneği kullanırsanız kullanın, tüm talep ve tekliflerin tek bir yerde toplanmasıdır. İki ayrı tablo ya da hem tablo hem CRM, otomasyonun ilk bozan şeyidir.

Fiyatı neler etkiler

Satış otomasyonu kurulumu 15.000 TL'den başlar (KDV hariç). Teklifimizi hazırlarken şunlara bakıyoruz:

• Talep kaynağı sayısı: Lead'lerin kaç farklı kanaldan geldiği ve her birinin nasıl bağlanacağı.
• Kayıt yeri: Tablo, hazır CRM ya da mevcut programınız. Hazır CRM'in kendi lisans ücreti ayrıdır.
• Teklif şablonu: Teklif belgenizin ne kadar karmaşık olduğu, ürün ve fiyat listesinin nereden çekileceği.
• Takip kuralları: Kaç aşamalı bir takip kurgusu istendiği, hangi adımların e-postayla hangilerinin satışçıya hatırlatma ile yapılacağı.
• Satışçı sayısı: Talepleri kişilere dağıtma kuralı (sırayla, bölgeye göre, hizmete göre).
• Eski kayıtlar: Geçmiş müşteri ve teklif kayıtlarının yeni sisteme aktarılması isteniyorsa.

Yapay zeka destekli adımlar (talepten bilgi çıkarma, teklif e-postası taslağı) kullanılıyorsa modelin kullanım ücreti ayrıca yazılır. Bu ücret genellikle düşüktür ama kullanım hacmine göre değiştiği için teklifte tahmini tutarla gösteriyoruz.

Satış otomasyonunu tek seferde büyük bir sistem olarak kurmak zorunda değilsiniz. En sık önerdiğimiz başlangıç, tüm talepleri tek listede toplayıp yeni talep bildirimini kurmaktır. Bu tek adım bile kaçan talepleri büyük ölçüde azaltır.

Teklifte her kalemin neyi kapsadığını açık yazıyoruz; kapsam değişirse önce sizinle konuşup yazılı olarak güncelliyoruz.

Türkiye'de satış süreçlerinin kendine has tarafları

Türkiye'de satış görüşmelerinin önemli bir kısmı telefon ve WhatsApp üzerinden yürüyor. Bu yüzden satış otomasyonunu yalnızca e-posta etrafında kurmak eksik kalır. WhatsApp'tan gelen bir talebin de aynı listeye düşmesini, satışçının WhatsApp konuşmasından sonra kısa bir not girmesini kolaylaştıran adımlar ekliyoruz.

Tekliflerde döviz kuru sık karşılaşılan bir konu. Fiyatlarınız döviz bazlıysa teklif oluşturulduğu günün kurunu kullanan ve teklif geçerlilik süresini otomatik yazan bir şablon kurabiliriz. TL fiyatlarda KDV dahil ve hariç tutarların doğru gösterilmesi de şablonun parçası.

Takip e-postaları ve kampanya mesajları ticari elektronik ileti kapsamına girebilir. Teklif istemiş bir kişiye teklifle ilgili takip yapmak ile onay vermemiş bir kişiye tanıtım göndermek aynı şey değildir. İzin gerektiren mesajlarda İYS kayıtlarına uygun hareket edilmesi gerekir; otomasyonu bu ayrımı gözetecek şekilde kuruyoruz.

Müşteri kayıtları kişisel veri içerir. KVKK gereği hangi bilginin neden tutulduğunu ve ne kadar süre saklanacağını belirliyor, satış ekibinin yalnızca kendi işi için gereken kayıtlara erişmesini sağlayabiliyoruz.

Bir de ödeme vadesi konusu var. Türkiye'de pek çok B2B satışta teklif ile ödeme arasında uzun bir süre geçebiliyor. Satış hattına "ödeme bekleniyor" aşaması ekleyip vadesi yaklaşan tahsilatlar için muhasebeye hatırlatma göndermek, satışın gerçekten kapandığını görmenizi sağlar.

Garanti ve kurulum sürecinde beklemeniz gerekenler

Kurulum sonrası 1 ay ücretsiz destek veriyoruz. Bu sürede akışta çıkan hatalar, dağıtım kurallarındaki aksaklıklar, şablondaki düzeltmeler ve hatırlatma zamanlamalarındaki değişiklikler ücret alınmadan yapılır.

Satış otomasyonunun başarısı teknolojiden çok ekibin onu kullanmasına bağlı. Bu yüzden kurulumun sonunda satış ekibinizle kısa bir kullanım oturumu yapıyoruz: yeni lead nasıl görünür, teklif nasıl oluşturulur, aşama nasıl değiştirilir. İlk iki hafta ekibin sorularını hızlıca yanıtlıyoruz.

Sizden beklediğimiz: mevcut teklif şablonunuz, ürün ve fiyat listeniz, satış aşamalarınızın tarifi ve talepleri karşılayacak satışçıların listesi. Bunları ön görüşmede birlikte netleştirmek de mümkün.

İlk ay sonunda birlikte bakacağımız birkaç gösterge de belirliyoruz: gelen lead sayısı, ilk dönüşe kadar geçen süre ve teklif sonrası takip yapılan fırsat oranı. Bu göstergeler, otomasyonun gerçekten işe yarayıp yaramadığını konuşmamızı sağlıyor.

Kurulumdan sonra satış hattınızı düzenli tutmak

Bir satış hattı ancak güncel tutulduğunda işe yarar. Haftada bir, uzun süredir aynı aşamada bekleyen fırsatlara bakmanızı ve kapanmış olanları kazanıldı ya da kaybedildi olarak işaretlemenizi öneriyoruz. Kaybedilen fırsatlarda kısa bir neden notu tutmak, ileride fiyatlama ve tekliflerinizi iyileştirmek için çok değerli bilgi sağlar.

Teklif şablonunuzu yılda en az bir kez gözden geçirin. Değişen hizmetler, yeni ödeme koşulları ya da güncel iletişim bilgileri şablona yansımazsa otomasyon eski bilgiyi çoğaltır.

Gelen lead'lerin kaynağını, teklif sayısını ve kazanma oranını gösteren bir rapor kurmak isterseniz raporlama ve veri analizi hizmetimizle aynı verilerden bir pano hazırlayabiliriz. Kazanılan müşterilere düzenli bilgi göndermek için de e-posta pazarlama akışları satış hattınıza bağlanabilir.

İlk karşılamayı ve bilgi toplamayı tamamen otomatikleştirmek isterseniz, satış hattının önüne bir yapay zeka ajanı koymak da mümkün.