Dashboard hazırlama, raporlama ve veri analizi

Raporlama hizmetinin kapsamı

Çoğu işletmede veri aslında var, ama dağınık: satış rakamları muhasebe programında, reklam sonuçları reklam panelinde, web sitesi ziyaretleri analiz aracında, müşteri talepleri bir tabloda. Her ay sonu biri bunları elle birleştiriyor, rapor geç çıkıyor ve çoğu zaman bir rakam diğeriyle tutmuyor. Bu hizmet, verilerinizi tek bir yerde toplayan ve kendiliğinden güncellenen bir pano (dashboard) kurar.

Kapsamda şunlar yer alır:

• Gösterge belirleme: Yönetim, satış ve pazarlama için hangi rakamların gerçekten takip edilmesi gerektiğinin birlikte seçilmesi.
• Veri bağlantıları: Satış programı, CRM, reklam panelleri, web analizi, e-ticaret sitesi ve tablolar gibi kaynakların panoya bağlanması.
• Dashboard tasarımı: Bir bakışta okunabilen, gereksiz grafik içermeyen, telefonda da açılabilen panolar.
• Otomatik güncelleme: Verilerin belirlenen aralıklarla kendiliğinden yenilenmesi.
• Periyodik raporlar: Haftalık ya da aylık özetin belirlediğiniz kişilere e-postayla gönderilmesi.
• Web'den veri toplama: Rakip fiyatları, pazar yeri listelemeleri ya da kamuya açık sektör verileri gibi bilgilerin düzenli toplanması.
• Rakip ve pazar analizi: Toplanan verinin yorumlanması ve sizin için ne anlama geldiğinin yazılı özetlenmesi.

Yapay zeka bu hizmette iki yerde devreye girer: dağınık ve düzensiz veriyi temizlemek ve rakamların arkasındaki değişimi düz bir dille özetlemek. Örneğin aylık raporunuzun başına "geçen aya göre en çok değişen üç gösterge ve olası nedenleri" şeklinde kısa bir yorum eklenebilir. Bu yorumlar her zaman rakamlara dayanır ve kaynak gösterir.

Göstergeleri seçerken "bu rakam değişirse ne yaparız?" sorusunu soruyoruz. Değiştiğinde hiçbir karara yol açmayan bir rakam panoyu kalabalıklaştırmaktan başka işe yaramaz. Bu yüzden panolarımız genellikle az sayıda ama gerçekten kullanılan göstergeden oluşur.

Tablo raporu, hazır araç ya da özel dashboard

Raporlama ihtiyacını karşılamanın farklı yolları var. Hangisinin size uyduğu veri kaynaklarınızın sayısına ve raporu kimin, ne sıklıkla okuyacağına bağlı.

Paylaşılan tablo raporu. Verilerin otomatik olarak bir tabloya aktarıldığı, grafiklerin de tabloda hazırlandığı çözüm. Herkes açabilir ve maliyeti düşüktür. Veri kaynağı az ve rapor basitse yeterlidir.

Hazır dashboard araçları. Looker Studio, Power BI ve benzeri araçlar çok sayıda kaynağa bağlanabilir, etkileşimli grafikler sunar. Bazılarının ücretsiz sürümü vardır, bazıları kullanıcı başına ücretlendirilir. Çoğu işletme için en dengeli seçenektir.

Özel dashboard. Verileriniz alışılmışın dışındaysa ya da panonun şirket içi bir sisteme gömülmesi gerekiyorsa sıfırdan hazırlanır. Daha fazla emek ister; yalnızca gerçekten gerektiğinde öneriyoruz.

Seçim yaparken en önemli soru "bu raporu kim okuyacak ve okuduktan sonra ne yapacak?" sorusudur. Yöneticinin haftada bir baktığı beş göstergeli bir pano ile satış ekibinin her gün kullandığı detaylı bir liste farklı araçlar gerektirebilir.

Web'den veri toplama tarafında da benzer bir seçim var: hazır veri hizmetleri, kodsuz kazıma araçları ya da size özel yazılan toplama akışları. Toplanacak sitenin yapısına ve verinin ne sıklıkla gerektiğine göre birini seçiyoruz.

Fiyatı belirleyen başlıklar

Raporlama ve veri analizi hizmeti 15.000 TL'den başlar (KDV hariç). Teklifi şu konular belirler:

• Veri kaynağı sayısı: Panoya kaç farklı programın ya da tablonun bağlanacağı.
• Kaynakların açıklığı: Programlarınızın veri aktarımına izin verip vermediği; izin vermiyorsa ek çözüm gerekir.
• Veri temizliği: Verilerin düzenli olup olmadığı, aynı müşterinin farklı yazımlarla kayıtlı olması gibi sorunlar.
• Pano sayısı: Yönetim, satış ve pazarlama için ayrı ayrı panolar isteniyor mu?
• Web'den veri toplama: Kaç sitenin, ne sıklıkla ve ne kadar veriyle izleneceği.
• Yorum ve analiz: Yalnızca pano mu, yoksa düzenli yazılı analiz de mi isteniyor?

Dashboard araçlarının ve veri toplama hizmetlerinin kendi kullanım ücretleri kurulumdan ayrıdır. Ücretsiz araçlarla çözülebilecek bir ihtiyaç için ücretli araç önermiyoruz; teklifte her seçeneğin aylık maliyetini yan yana gösteriyoruz.

Başlangıç için en çok önerdiğimiz kurulum, tek bir yönetim panosudur: beş altı temel gösterge, iki üç veri kaynağı, haftalık otomatik e-posta. Bu pano oturduktan sonra departman panolarını eklemek çok daha kolay olur.

Türkiye'deki veri kaynaklarıyla çalışmak

Türkiye'de işletmelerin önemli bir kısmı yerli muhasebe ve ERP programları kullanıyor. Bu programların bir kısmı veri aktarımına açık, bir kısmı ise yalnızca dosya dışa aktarımına izin veriyor. İkinci durumda düzenli dışa aktarılan dosyaları otomatik okuyan bir adım kuruyoruz; böylece panonuz yine güncel kalıyor.

Pazar yerlerinde satış yapan işletmeler için sipariş ve stok verisinin pazar yeri panellerinden düzenli çekilmesi önemli. Her pazar yerinin kendi bağlantı yöntemi ve sınırlamaları var; kurulumdan önce satış yaptığınız pazar yerlerinin listesine bakıyoruz.

Rakip fiyatı ve ürün verisi toplarken yalnızca kamuya açık bilgileri, sitelerin kullanım koşullarına ve robots kurallarına saygı göstererek topluyoruz. Kişisel veri içeren bilgileri toplamıyoruz. Web'den veri toplamanın yasal sınırları konusunda emin olmadığınız bir ihtiyaç varsa önce hukuk danışmanınızla görüşmenizi öneriyoruz.

Döviz kuru ve enflasyon etkisi Türkiye'de raporları yanıltabilir. TL bazında büyüyen bir satış, döviz ya da reel bazda küçülüyor olabilir. Panolarda isterseniz rakamları hem TL hem de seçtiğiniz bir referans kurla gösteriyoruz.

Türkçe karakter sorunu da veri birleştirmede sık karşılaşılan bir engel. Aynı müşteri bir sistemde "Şahin", diğerinde "Sahin" olarak kayıtlı olabiliyor. Veri temizliği adımında bu tür eşleşmeleri buluyor ve tek kayıtta birleştiriyoruz.

Garanti ve teslimde beklemeniz gerekenler

Kurulum sonrası 1 ay ücretsiz destek veriyoruz. Bu sürede veri bağlantılarında çıkan kopukluklar, hatalı hesaplanan göstergeler ve pano üzerinde istediğiniz küçük değişiklikler ücret alınmadan yapılır.

Yeni bir panonun ilk haftalarında sık karşılaşılan durum, panodaki rakamın alışılmış rapordaki rakamla tutmamasıdır. Bu çoğu zaman hata değil, tanım farkıdır: satış faturalandığında mı, sipariş alındığında mı sayılıyor? Bu farkları birlikte inceliyor ve her göstergenin tanımını panoya not olarak yazıyoruz.

Teslimde her göstergenin neyi ölçtüğünü, hangi kaynaktan geldiğini ve ne sıklıkla güncellendiğini anlatan kısa bir sözlük veriyoruz. Ekibinize panoyu nasıl okuyacaklarını anlatan kısa bir oturum da yapıyoruz.

Sizden beklediğimiz: veri kaynaklarınıza erişim, mevcut raporlarınızdan örnekler ve göstergelerin tanımlarını onaylayacak bir kişi.

Destek süresinin sonunda panoyu birlikte bir kez daha gözden geçiriyoruz. Hiç bakılmayan bir grafik varsa kaldırıyor, sık sorulan bir soru panoda yoksa ekliyoruz.

Kurulumdan sonra raporlarınızı güvenilir tutmak

Bir pano ancak veriye güvenildiği sürece kullanılır. Ayda bir, panodaki birkaç rakamı kaynağıyla karşılaştırmanızı öneriyoruz. Bir veri bağlantısı koptuğunda pano eski rakamla kalabilir; bu yüzden her panoya son güncelleme zamanını gösteren bir alan ekliyoruz.

İşiniz değiştikçe göstergeler de değişmeli. Yeni bir ürün grubu, yeni bir satış kanalı ya da yeni bir kampanya türü panoya yansımazsa rapor gerçeği eksik gösterir. Üç ayda bir göstergeleri gözden geçirmek iyi bir alışkanlıktır.

Satış süreçlerinizi de otomatikleştirirseniz pano çok daha zengin veriyle beslenir; satış otomasyonu ve yapay zeka otomasyonu akışları aynı verileri panoya taşıyabilir. Reklam ve yerel pazarlama sonuçlarını izlemek için dijital pazarlama hizmetimizle ortak bir pano kurmak da mümkün.

Rakip analizine kendiniz başlamak isterseniz rakip analizi nasıl yapılır rehberimiz ilk adımları anlatıyor.