Yapay zeka otomasyon sistemleri: randevu, ödeme, sipariş, stok

Otomasyon kurulumunda neler yapıyoruz

Çoğu işletmede aynı bilgi gün içinde birkaç kez elle taşınır: müşteri formdan yazar, biri bunu tabloya geçirir, başka biri takvime ekler, muhasebe de faturayı keser. Her geçişte zaman kaybolur ve hata riski doğar. Yapay zeka otomasyonu bu geçişleri bir akışa çevirir.

Kurduğumuz akışlar dört ana iş etrafında toplanır:

• Randevu: Müşterinin uygun saati seçmesi, takvime yazılması, hatırlatma gönderilmesi ve iptal ya da erteleme talebinin işlenmesi.
• Ödeme: Ödeme bağlantısının otomatik gönderilmesi, ödeme gelince ilgili kaydın güncellenmesi ve gecikenlere hatırlatma yapılması.
• Sipariş: Web sitesi, WhatsApp ya da e-postadan gelen siparişin tek bir listede toplanması, durumunun müşteriye bildirilmesi.
• Stok: Satılan ürünün stoktan düşülmesi, kritik seviyeye inen ürün için uyarı oluşması.

Yapay zeka bu akışlarda serbest metinle gelen bilgiyi anlamak için devreye girer. Örneğin "yarın öğleden sonra müsait misiniz, saç kesimi için" yazan bir mesajdan tarih, saat aralığı ve hizmet çıkarılır; akış da bunu takvimle karşılaştırır.

Her kurulumda akışın nasıl çalıştığını gösteren bir şema ve hata durumunda kime bildirim gideceği belirlenir. Bir adım çalışmazsa akış sessizce durmaz, sorumlu kişiye haber verir.

Kurulumdan önce her akışın bir sahibi olmasını istiyoruz. Randevu akışından resepsiyon, ödeme akışından muhasebe sorumlu olabilir. Sahip, akışın ürettiği sonuçları ilk haftalarda kontrol eden ve bir şey ters gittiğinde ilk haberi alan kişidir. Bu basit kural, otomasyonun şirkette sahipsiz kalmasını önler.

Hazır yazılım, kodsuz araç ya da özel akış

Otomasyon ihtiyacını karşılamanın birden fazla yolu var ve her biri her işletmeye uymuyor.

Hazır sektör yazılımı. Bazı sektörlerde randevu ve sipariş için hazır programlar var. İhtiyacınızın tamamını karşılıyorsa en kolay yol budur; otomasyon kurmak yerine doğru programı seçmenize yardım ederiz.

Kodsuz otomasyon araçları. n8n, Make ve Zapier gibi araçlar farklı programları birbirine bağlamayı sağlar. Esnektir ve bakımı kolaydır. Kullandığınız programlar bu araçlarla konuşabiliyorsa çoğu akış bu yolla kurulabilir. Bu araçlardan birinin nasıl çalıştığını n8n nedir yazımızda anlattık.

Özel yazılmış akış. Kullandığınız program dış bağlantıya kapalıysa ya da iş kuralınız çok özelse, akışı sıfırdan yazmak gerekebilir. Daha fazla emek ister, bu yüzden yalnızca gerçekten gerektiğinde öneriyoruz.

Ön görüşmede kullandığınız programların listesini çıkarıyoruz. Cevap çoğu zaman bu listede saklı: programlarınız birbirine bağlanabiliyorsa iş hızlı ve ekonomik ilerler.

Hangi yolu seçerseniz seçin, akışın nasıl çalıştığını anlatan belgeyi size teslim ediyoruz. İleride başka bir ekip ya da kendi çalışanınız akışa dokunmak isterse nereden başlayacağını bilir. Böylece bize bağımlı kalmazsınız.

Otomasyon fiyatı nasıl hesaplanır

Yapay zeka otomasyon kurulumu 15.000 TL'den başlar (KDV hariç). Teklif şu konulara göre şekillenir:

• Akış sayısı: Sadece randevu mu, yoksa randevu, ödeme ve sipariş birlikte mi?
• Bağlanacak program sayısı: Her yeni program, bağlantı ve test işi demektir.
• Programların açıklığı: Programınız dış bağlantıya izin veriyorsa iş kısalır; izin vermiyorsa ek çözüm gerekir.
• Yapay zeka ihtiyacı: Bilgi düzenli formdan mı geliyor, yoksa serbest mesajlardan mı çıkarılması gerekiyor?
• Veri taşıma: Eski kayıtların yeni akışa aktarılması isteniyorsa.

Kodsuz araçların ve yapay zeka modellerinin aylık kullanım ücretleri kurulumdan ayrıdır. Hangi aracın ne kadar tutacağını ve bu ücretin kime ödeneceğini teklifte açıkça yazıyoruz. Bazı araçların kendi sunucunuzda ücretsiz çalışan sürümleri de var; uygun olduğunda bu seçeneği de sunuyoruz.

Büyük bir işi tek seferde kurmak yerine en çok zaman kaybettiren akışla başlamayı öneriyoruz. İlk akış çalıştıktan sonra diğerlerini eklemek hem daha güvenli hem de bütçeyi bölmeyi sağlar.

Teklifte ayrıca otomasyonun yerine geçeceği elle yapılan işleri de listeliyoruz. Bu liste, kurulumdan sonra ekibinizin hangi işlerden kurtulacağını ve zamanı nereye ayırabileceğini görmenizi sağlar. Bir akışın kurulmaya değip değmediğine bu listeye bakarak birlikte karar veriyoruz.

Türkiye'deki işletmelerin otomasyonda karşılaştığı durumlar

Türkiye'de pek çok işletme muhasebe ve fatura için yerli programlar kullanıyor ve bu programların dış bağlantı imkanları birbirinden çok farklı. Kurulumdan önce programınızın sürümüne ve bağlantı seçeneklerine bakıyoruz; e-fatura ya da e-arşiv akışına dokunulacaksa bunu mali müşavirinizle birlikte planlamanızı öneriyoruz.

Ödeme tarafında yerli ödeme kuruluşlarının bağlantı yöntemleri farklıdır. Hangi ödeme altyapısını kullandığınız, ödeme bilgisinin otomatik olarak sisteme dönüp dönmeyeceğini belirler.

Randevu ve sipariş bildirimleri için müşterileriniz büyük olasılıkla WhatsApp'ı tercih ediyor. Hatırlatma mesajlarını WhatsApp üzerinden göndermek için resmi altyapı ve onaylı şablonlar gerekir; bu adımı WhatsApp chatbot kurulumuyla birleştirebiliriz.

Akışlar müşteri adı, telefonu ve ödeme durumu gibi kişisel verileri taşır. KVKK gereği bu verilerin hangi programlar arasında dolaştığını kayıt altına alıyor, yalnızca gerekli alanları taşıyoruz.

Türkiye'de pek çok küçük işletme siparişlerini hâlâ telefon notu ya da defterle takip ediyor. Bu durumda otomasyondan önce verinin düzenli bir yerde toplanması gerekir. İlk adım olarak basit bir tablo ya da hazır bir sipariş listesi kurup ekibinizin buna alışmasını sağlıyoruz; otomasyonu bu düzenin üzerine ekliyoruz.

Şube ya da depo sayısı birden fazlaysa stok ve sipariş akışlarının hangi lokasyonu esas alacağını baştan belirlemek gerekir. Aynı ürünün iki depoda farklı sayıda görünmesi, otomasyonun en sık karşılaştığı karışıklıklardan biridir. Kurulumda her kaydın hangi lokasyona ait olduğunu açıkça işaretliyoruz.

Garanti ve devreye alma sürecinde beklemeniz gerekenler

Kurulum sonrası 1 ay ücretsiz destek veriyoruz. Bu sürede akışta çıkan hatalar, gözden kaçan durumlar ve küçük kural değişiklikleri ücret alınmadan düzenlenir.

Yeni bir akış ilk günlerde mutlaka beklenmedik bir durumla karşılaşır: aynı müşterinin iki kez kayıt olması, ödeme sonrası gecikmeli gelen onay, tatil günü randevusu gibi. Bu yüzden akışı önce sınırlı bir süre eski yöntemle yan yana çalıştırıyoruz. İki yöntem aynı sonucu verdiğinde eskisini kapatıyoruz.

Sizden beklediğimiz: kullandığınız programlara erişim, iş kurallarınızın anlatılması ve akış sonuçlarını kontrol edecek bir kişi.

Yan yana çalışma döneminde sizden yalnızca akışın sonuçlarını eski yöntemle karşılaştırmanızı istiyoruz. Bir fark görürseniz bize iletmeniz yeterli; nedenini bulup düzeltiyor ve size yazılı olarak açıklıyoruz.

Kurulumdan sonra akışların bakımı

Otomasyonlar bağlı oldukları programlar değiştikçe güncelleme ister. Bir programın sürümü değiştiğinde ya da yeni bir programa geçtiğinizde akışın ilgili adımı yenilenmelidir. Teslimde her akışın hangi programlara dokunduğunu gösteren listeyi size veriyoruz; değişiklik planlıyorsanız bu listeye bakmanız yeterli.

Akışların düzgün çalıştığını görmenin en kolay yolu basit bir özet rapordur: günlük kaç randevu, kaç sipariş, kaç ödeme işlendi, kaç adım hata verdi. Bunu raporlama ve veri analizi hizmetimizle kurabiliriz.

Satış tarafındaki işleri de otomatikleştirmek isterseniz satış otomasyonu aynı akışlara bağlanabilir.

Yılda bir kez akışlarınızı birlikte gözden geçirmenizi öneriyoruz. İşletmeler büyüdükçe kurallar değişir: yeni bir şube, yeni bir ödeme yöntemi ya da yeni bir ürün grubu akışlarda güncelleme gerektirir. Bu gözden geçirmeyi ayrı ve küçük bir iş olarak planlayabiliriz.

Ekibinize yeni katılan biri olduğunda ona akışların ne yaptığını kısaca anlatın. Otomasyonun yaptığı bir işi bilmeden elle tekrar yapmak, aynı müşteriye iki hatırlatma gitmesi gibi küçük ama can sıkıcı sonuçlar doğurur.