İşletmenize özel yapay zeka ajanı kurulumu

Kurulumda neler var

Bir yapay zeka ajanı, tek bir soruya cevap veren bir sohbet kutusundan fazlasıdır. Ajan, ona verdiğimiz görev tanımına göre adım adım çalışır: talebi anlar, gerekli bilgiyi sizin kaynaklarınızdan bulur, bir sonraki adımı seçer ve sonucu ilgili kişiye ya da sisteme iletir. Kurulumda bu zinciri baştan sona sizin işinize göre kuruyoruz.

Her projede şu parçalar yer alır:

• Görev tanımı: Ajanın hangi işi yapacağı, hangi işi yapmayacağı ve nerede insana devredeceği yazılı hale getirilir.
• Bilgi kaynağı: Ürün ve hizmet bilgileriniz, fiyat kuralları, sık sorulan sorular ve şirket politikaları ajanın başvurduğu tek kaynakta toplanır.
• Kanallar: Ajan web sitenizde, WhatsApp hattınızda ya da e-posta kutunuzda çalışacak şekilde bağlanır.
• Bağlantılar: Gerekirse takvim, CRM, form ve tablo gibi kullandığınız araçlara bağlanır; topladığı bilgiyi oraya yazar.
• Devir kuralı: Ajanın emin olmadığı durumlar ve belirlediğiniz konular otomatik olarak ekibinizden birine aktarılır.
• Test ve devreye alma: Gerçek sorularınızla denenir, sizin onayınızla yayına alınır.

Kurulum bittiğinde elinizde yalnızca çalışan bir ajan değil, ajanın neyi neden yaptığını anlatan kısa bir belge de olur. Ekibinize yeni katılan biri bu belgeyi okuyarak ajanın hangi işleri üstlendiğini ve hangi durumda devreye girmesi gerektiğini anlayabilir. Böylece ajan şirket içinde bir "kara kutu" olarak kalmaz.

Hangi ajan size uygun: üç yaygın kurgu

Ajanları işlerine göre üç gruba ayırıyoruz. Hangisinin size uyduğunu ön görüşmede birlikte seçiyoruz; bazı işletmeler ikisini birlikte kullanıyor.

Karşılama ve satış ajanı. Web sitesi ya da WhatsApp'tan gelen yeni kişiyi karşılar, ne istediğini sorar, bütçe, zaman ve iletişim bilgisi gibi satış ekibinin ihtiyaç duyduğu bilgileri toplar ve bunu düzenli bir kayıt olarak bırakır. Satış ekibi ilk aramayı hazırlıklı yapar.

Destek ajanı. Mevcut müşterilerin sık sorduğu soruları, sipariş ya da randevu durumu gibi tekrar eden talepleri yanıtlar. Cevabı bilmediğinde müşteriyi bekletmez; talebi kaydedip ekibe aktarır.

İç operasyon ajanı. Müşteriyle konuşmaz; ekibiniz için çalışır. Gelen e-postaları sınıflandırır, form kayıtlarını özetler, raporlar için veri toplar. Dışarıya hiçbir şey göndermediği için başlangıç için en düşük riskli kurgudur.

Sabit akışlı bir chatbot ile bir ajan arasındaki fark şudur: chatbot önceden çizilmiş seçenekler arasında ilerler, ajan ise yazılan serbest metni anlar ve görevi tamamlamak için hangi adımı atacağına kendisi karar verir. Basit ve tekrarlı sorular için yapay zeka chatbot daha ekonomik olabilir; ön görüşmede bunu da açıkça söylüyoruz.

Örnek vermek gerekirse: bir eğitim kurumu için karşılama ajanı, kurs soran kişiye uygun programları anlatır, başlangıç tarihi ve katılım şeklini sorar, sonra danışmanın arayacağı saati not eder. Aynı kurumun destek ajanı ise kayıtlı öğrencinin ders saatini ya da ödeme durumunu soran mesajlarını yanıtlar. İki ajan aynı bilgi kaynağını kullanır ama görevleri ve devir kuralları farklıdır.

Fiyatı neler belirler

Yapay zeka ajanı kurulumu 15.000 TL'den başlar (KDV hariç). Tek bir sabit fiyat yoktur, çünkü iki ajan arasındaki iş farkı çok büyük olabilir. Teklifi şu başlıklara bakarak hazırlıyoruz:

• Görev sayısı: Sadece soru yanıtlayan bir ajan ile soru yanıtlayıp randevu da açan bir ajan farklı iş demektir.
• Kanal sayısı: Yalnızca web sitesi mi, yoksa web, WhatsApp ve e-posta birlikte mi?
• Bağlanacak sistemler: Kullandığınız CRM, takvim ya da muhasebe programına bağlantı gerekip gerekmediği.
• Bilgi kaynağının hazırlığı: Ürün ve fiyat bilgileriniz düzenli bir dosyada mı, yoksa önce bunları derlememiz mi gerekiyor?
• Dil: Türkçenin yanında başka dillerde de cevap vermesi isteniyorsa.
• Kullanım hacmi: Yapay zeka modellerinin kullanım ücreti konuşma sayısına göre değişir. Bu ücret kurulum fiyatından ayrı tutulur ve teklifte açıkça yazılır.

Ön görüşmede bu soruları birlikte cevaplıyoruz, teklif bu cevaplara göre netleşiyor.

Teklifte kurulum, varsa aylık kullanım ücreti ve destek süresi ayrı ayrı yazılır. Böylece ilk ay ne ödeyeceğinizi ve sonraki aylarda nelerin devam edeceğini baştan bilirsiniz. Sürpriz kalem eklemeyiz; kapsam değişirse önce sizinle konuşur, yazılı olarak güncelleriz.

Türkiye'de kurarken dikkat ettiklerimiz

Bir ajan müşterilerinizle konuşuyorsa kişisel veri topluyor demektir. Bu yüzden kurulumu KVKK'ya uygun planlıyoruz: ajan yalnızca gerekli bilgiyi ister, kayıtların nerede tutulacağı ve kimin erişeceği baştan belirlenir. Aydınlatma metniniz varsa ajanın konuşmasına bağlanır, yoksa hazırlamanız gerektiğini hatırlatırız.

Türkçe, yapay zeka modelleri için hâlâ dikkat isteyen bir dil. Ek, kısaltma ve günlük konuşma dili cevap kalitesini etkiler. Bu yüzden ajanı sizin müşterilerinizin gerçekten yazdığı cümlelerle test ediyoruz; "fiyat ne kadar abi" ile "ücret bilgisi alabilir miyim" aynı soruya varmalı.

Türkiye'de müşterilerin önemli bir kısmı ilk teması WhatsApp üzerinden kurmayı tercih ediyor. Ajanın WhatsApp'ta çalışması planlanıyorsa resmi WhatsApp Business altyapısı ve Meta'nın işletme doğrulaması gerekir. Bu süreç ayrıca anlatıldığı için WhatsApp chatbot sayfamıza bakabilirsiniz.

Son olarak, fiyat ve kampanya bilgisi sık değişen sektörlerde ajanın eski bilgiyle cevap vermemesi önemli. Bilgi kaynağını sizin kolayca güncelleyebileceğiniz şekilde kuruyoruz.

Bir başka konu da ticari ileti izni. Ajan, konuşma bittikten sonra müşteriye kampanya ya da hatırlatma mesajı gönderecekse, bu mesajlar için önceden izin alınmış olması gerekir. Ajanın konuşma içinde bu izni nasıl isteyeceğini ve izin vermeyen kişiye nasıl davranacağını kurulumda netleştiriyoruz.

Garanti ve kurulum sürecinde sizi neler bekliyor

Kurulum sonrası 1 ay ücretsiz destek veriyoruz. Bu süre içinde ajanın verdiği yanlış ya da eksik cevaplar düzeltilir, görev tanımına eklemek istedikleriniz yapılır ve bağlantılarda çıkan sorunlar giderilir. Destek garantisi tüm hizmetlerimizde aynıdır.

Süreç boyunca sizden beklediğimiz şeyler de net:

• Ön görüşmede işinizi ve en çok zaman alan talepleri anlatmanız.
• Ürün, hizmet ve fiyat bilgilerinizi paylaşmanız.
• Test aşamasında ajana gerçek sorular sorup cevapları onaylamanız.
• Ajanın devredeceği kişiyi ya da ekibi belirlemeniz.

Ajan ilk günden kusursuz olmaz; gerçek konuşmalar geldikçe öğrendiklerimizle kuralları netleştiririz. 1 aylık destek süresi tam olarak bu ayar dönemi için var.

Destek süresince bize telefon, WhatsApp ya da e-posta ile ulaşabilirsiniz. Gelen talebi kayda alıyor, düzeltmeyi yaptıktan sonra size neyin değiştiğini kısaca yazıyoruz. Böylece ajanın davranışında yapılan her değişikliğin kaydı sizde de kalıyor.

Kurulumdan sonra ajanınızı nasıl canlı tutarsınız

Ajan, ona verdiğiniz bilgi kadar iyidir. Yeni bir ürün, değişen bir fiyat ya da yeni bir kampanya olduğunda bilgi kaynağını güncellemek yeterli; ajan bir sonraki konuşmadan itibaren yeni bilgiyle cevap verir. Bunu nasıl yapacağınızı teslimde gösteriyoruz.

Ayda bir, ajanın devrettiği konuşmalara göz atmanızı öneriyoruz. Ajanın sık devrettiği bir konu varsa, o konuyu bilgi kaynağına eklemek hem ekibinizin yükünü hem de müşterinin bekleme süresini azaltır.

İsterseniz ajanın konuşma sayısını, devir oranını ve en çok sorulan konuları gösteren basit bir rapor da kurabiliriz. Bu rapor raporlama ve veri analizi hizmetimizin bir parçası olarak eklenebilir.

Destek süresi bittikten sonra da yanınızdayız. Yeni görev eklemek, ajanı yeni bir kanala bağlamak ya da ikinci bir ajan kurmak için ayrı teklif hazırlarız.